いきなりAI フローチャート

新しく入った社員にも分かるように、備品を購入するときの手続きを図にしてください。対象は、部門の予算内で買える10万円未満の備品です。

まず、購入する社員が申請フォームに品名、金額、購入理由を入力して、見積書を添付します。申請を受け取った上長が、内容と業務上の必要性を確認します。

記載漏れや見積書の不足があれば、上長が修正してほしい箇所を伝えて差し戻します。社員は申請を直して再提出し、上長にもう一度確認してもらいます。不備がなければ、上長がそのまま承認します。

承認された申請をもとに総務が取引先に発注し、納品予定日を社員に連絡します。今回は、この納期の連絡までを案内したいです。

社内の問い合わせを、担当者への個別メールから専用フォームとFAQに切り替えます。次の予定を、打ち合わせで共有するガントチャートにしてください。2026年10月5日から11月6日までの計画です。以下の日付は、作業を始める日と、その作業を終える日です。

総務は10月5日から10月9日まで、過去の問い合わせを調べて分類します。10月13日から10月16日までは、その結果をもとに窓口の担当者と回答期限を決めます。

情報システムは10月19日から10月23日まで、受付フォームを作ります。同じ10月19日から10月23日まで、総務がFAQを作ります。この2つは並行して進めます。

10月26日から10月28日までは、情報システムがフォームの受付と通知の動作を確認します。10月29日から10月30日までは、一部の部署にフォームとFAQを試してもらいます。

11月2日から11月4日までに、総務と情報システムが試験利用の意見を反映し、全社員へ使い方の案内を送ります。11月5日に全社公開します。公開当日の11月5日から11月6日までは、総務が利用状況を確認し、質問に対応します。

通販サイトの注文処理について、誰が誰に何を伝えるのかを開発チームと確認したいので、やり取りを図にしてください。購入者、通販サイト、外部の決済サービス、倉庫が関わります。商品はすでに在庫を確保できている前提です。

購入者が注文を確定すると、通販サイトから決済サービスに支払いを依頼します。

決済が成功したら、決済サービスから通販サイトに成功の連絡が来ます。通販サイトはそれを受けて倉庫に出荷を依頼します。倉庫から依頼を受け付けたという返事が届いたら、通販サイトが購入者に注文完了と配送予定を案内します。

決済に失敗した場合も、決済サービスから通販サイトへ結果が返ります。このときは倉庫に出荷を依頼せず、購入者に支払い方法を変更してもらう案内を表示します。今回は、その案内までを確認したいです。

新入社員を迎えるときに、誰がどこまで準備するのか分かりにくいので、担当ごとの動きを図にしてください。出社勤務の社員を受け入れる場合で、人事、配属先の上長、情報システム、入社者本人が関わります。

まず人事が入社日と配属先を登録し、上長に受け入れ準備を依頼します。上長は担当してもらう業務を確認して、必要なPCとシステムの利用権限を情報システムに申請します。

情報システムがPCとアカウントを準備して上長に完了を伝えたら、上長が初日の予定を決めて人事に連絡します。人事は集合場所、持ち物、初日の予定を入社者に送り、本人から確認したという返信をもらいます。ここまでを入社前に済ませます。

入社当日は、情報システムが本人にPCを渡し、初期設定を手伝います。本人がログインできることを確認したら、上長が業務の説明をして、受け入れ完了です。