いきなりPDF活用術　第１回ペーパーレス化はスペースの節約やコスト削減など多くのメリットがある一方で紙書類では簡単にできていたことが難しくなってしまうこともあります。ここではその具体事例と、PDF編集ソフト「いきなりPDF」を使った対策をまとめました。

近年、さまざまな紙書類の電子データ化が進みました。電子データ化はスペースの節約やコスト削減など多くのメリットがある一方で、紙書類では簡単にできていたことが難しくなってしまうこともあります。

ここではその具体事例と、それらを解決するPDF編集ソフト「いきなりPDF」の機能や使い方をまとめました。

第1回：ペーパーレス化で現場が困るポイントとは？

困るポイント1 : 紙はデータ化したのに、ハンコだけは会社に行って押印している

官公庁・行政・税務などの申請書や申込書が紙ではなくPDFで配布されるケースが増えてきました。 Wordなどのオフィスファイルであれば直接文字を入力できるのに、PDFではそれができない…。そう考えて、申込書をいったん印刷して手書きで記入してから、スキャンしてまたPDFにしていませんか？

その方法では手書きに時間がかかって大変ですし誤字や脱字があった時の修正も一苦労です。最終的に仕上がるファイルもスキャンの仕方によって少し傾いたり細かいゴミが入ったり文字が薄くなったりと元のファイルより見栄えが悪くなりがちです。

・既存のハンコの印影をスキャン

既存の印鑑を押印した紙を写真撮影するか、スキャンしてパソコンに取り込んで使う方法です。
ハンコの他に手書きのサインも同様の手法で取り込めます。

・ソフトの機能を使ってハンコを作成

リアルなハンコを作成できるソフトが存在しているので、そういった製品を使ってパソコン上でハンコを作成するのも一つの方法です。

・ファイルに電子署名を付与する

紙の書類に比べてコピーや編集を手軽に行なえるのが電子データのメリットですが、反面で悪用されて偽造や改ざんされるリスクも高くなります。
電子署名を使うことで署名者の情報を暗号化しファイルに付与し、文書ファイルの偽造や改ざんがないことを証明できます。

・電子サインサービスを使う（契約書用）

ビジネスでのハンコの用途の1つに、契約書の捺印があります。
専用の電子サインサービスを使うことで、サーバー上のファイルに複数社がアクセスし、それぞれが押印・サインを行なえます。

困るポイント2 ：紙だと手軽に書き込んだり蛍光ペンをひいていたが、PDFだとやり方がわからない

チラシや営業資料など同じものを複数の送付先に送りたい場合、PDFであれば用紙の節約になり、印刷の手間も省けて効率的です。一方で、宛名や連絡先情報など一部だけは個別に記入したいというケースもあります。

紙なら簡単に加筆できていましたが、PDFではそれができないので仕方なくメールの文中に補足をしたり、いったん印刷して手書きしたりしていませんか？

困るポイント3 : 送られてくるPDFに、不要な表紙や補足資料がついてくる

デザインなどの制作物を回覧して確認する場合も、紙に印刷して回覧するのではなくメールにPDFを添付したり、サーバー上にPDFを置いてURLだけ送るケースが増えてきました。その方が印刷コストもかかりませんし同時に複数の人が確認でき断然効率的です。

でも、確認作業は紙の時と同じように進めたいもの。回覧が紙からPDFに変わっても、例えば以下のような作業は、同じように行ないたいという方は多いのではないでしょうか。